[FAQ] Hoe stel ik een terugkerende afspraak in?

Vraag

Hoe een herhalende afspraak (herhalingsafspraak/herhaalde afspraak) aanmaken? Dit wil zeggen: een reeks afspraken met een herhalingspatroon

Antwoord

Maak de eerste afspraak aan voor een bepaalde patiënt op het gewenste tijdstip, maar bewaar de afspraak nog niet, klik eerst op “herhaling” (rechtsboven het afspraak detail scherm).

U kan nu een herhalingspatroon kiezen voor deze afspraak:

• de frequentie: dagelijks, wekelijks, maandelijk of jaarlijks, het cijfer geeft aan om de hoeveel tijd er een afspraak aangemaakt moet worden (bv. 2 wekelijks, 3 maandelijks, …)

• de looptijd:

  • geen einde (eindigt automatisch na 1 jaar)

  • einde op een bepaalde datum

  • einde na een bepaald aantal herhalende afspraken

Bij het bewaren van de afspraak worden alle herhalende afspraken ook aangemaakt volgens het ingestelde herhalingspatroon.

Wat met conflicten?

Er bestaan meerdere redenen waarom een herhalende afspraak in de toekomst niet geboekt kan worden:

• Er is geen vrij tijdsslot voorzien in het week- of dagschema

• Er is verlof ingepland in dat tijdsslot

• Er bestaat al een andere afspraak in dat tijdsslot (met dezelfde startdatum)

• Er bestaat al een afspraak voor of na de herhalende afspraak die ermee overlapt

Hoe worden deze conflicten opgelost?

In de agenda instellingen kan er gekozen worden hoe er wordt omgegaan met afspraken die niet gemaakt kunnen worden door 1 van bovenliggende redenen.

De opties voor het oplossen van conflicten zijn:

• meerdere : de herhalende afspraak zal toch gemaakt worden, ook al bestaat er al een afspraak op dat tijdstip. Om meerdere afspraken toe te laten op hetzelfde tijdstip moet de optie “meerdere afspraken op eenzelfde tijdstip” aanstaan in de agenda instellingen:

• volgende vrije afspraak: de herhalende afspraak wordt gemaakt op het eerstvolgende vrije tijdsslot (vb. als er 2 weken verlof ingepland zijn, dan wordt de herhalende afspraak de maandag na het verlof op het eerst mogelijk en vrije tijddstip aangemaakt).

• volgende interval : tijdsslot met conflict overslaan en geen afspraak maken, de afspraakteller (indien de looptijd ingesteld is op “einde na x afspraken”) wordt niet opgehoogd

• overslaan: tijdsslot met conflict overslaan en geen afspraak maken, de afspraakteller (indien de looptijd ingesteld is op “einde na x afspraken”) wordt wél opgehoogd. Als er dus 5 herhalende afspraken gemaakt moeten worden, maar er zijn 3 conflicten, dan zullen er maar 2 herhalende afspraken aangemaakt worden.