[FAQ] Hoe stel ik een te betalen voorschot in op een afspraak
Het is in MyOrganizer mogelijk om voor een afspraak een voorschot of bedrag te vragen.
Via de online boekingsmodule wordt de patient onmiddellijk gevraagd om te betalen, bij het manueel inboeken van een afpsraak, krijgt de patient een betalingsuitnodiging.
Onder afspraaktypes kan je per afspraaktype gaan specifieren of er een voorschot dient betaald te worden.
Opgelet: het ingeven van een bedrag heeft wel een impact in het achtergrond process na het opslaan van de afspraak. Er zal namelijk bij het maken van een afspraak eerst een betalingsverzoek verzonden worden. Pas nadat de betaling voltooid werd, zal de uiteindelijke bevestigingsmail van de afspraak verstuurd worden.
Het voorschot veld is pas actief als het IBAN nr van de agenda eigenaar ingevuld werd in het profiel. Dit is cruciaal om tijdens de afhandeling van de betaling, het bedrag door te storten naar de agenda eigenaar. Ringphone fungeert hier enkel als tussenpersoon.
Aangezien het boeken van een afspraak met voorschot toch wel impact heeft op de afhandeling van de afspraak, is er ook een extra optie voorzien om dit bij het boeken te laten bevestigen. Dit staat los van voorschot en kan op eender ander afspraaktype aangezet worden.
Manueel inboeken van de afspraak
Wanneer men bij het boeken van de afspraak een afspraaktype selecteert met een te betalen bedrag, zal dit ook getoond worden in het formulier.
Opgelet. Email zal automatisch verplicht zijn indien een betaling vereist is
Er wordt pas na 10 minuten een betalingsuitnodiging verstuurd. Dit om de gebruiker opnieuw de mogelijkheid te geven om de afspraak nog te verplaatsen of te knippen/annuleren.
In het afspraakoverzicht komt na het opslaan van de afspraak automatisch ook een melding dat er een betaling vereist is.
Over het icon gaan met de muis geeft extra opties:
Online geboekte afspraak
De gebruiker zal na het online boeken via de boekingsmodule een ander bevestigingsbericht op het scherm krijgen en zal na 10 seconden ook automatisch naar de betalingspagina doorgestuurd worden. Wordt er binnen de 10 minuten betaald, dan wordt er geen betalingsuitnodiging verstuurd. Betaalt de patient niet, dan wordt de betalingsuitnodiging na 10 minuten alsnog verstuurd.
Afhandeling van betaling
Via de link in de mail of automatisch na online boeken, krijgt de gebruiker de kans om de betaling uit te voeren. Er is een keuze tussen Bancontact, Visa of Mastercard.
De betalingslink blijft geldig zolang het bedrag niet betaald werd en de afspraak niet verwijderd.
Na betaling komt men tijdelijk op een wachtpagina terecht tot de betaling in de achtergrond ontvangen werd.
De gebruiker krijgt na betaling een bevesting op het scherm:
In het afsprakenoverzicht staat de afspraak ook aangeduid als betaald:
Er komt ook een melding op het scherm van de gebruiker in de agenda
In de achtergrond wordt een melding gestuurd naar de agenda eigenaar dat de betaling uitgevoerd werd en krijgt ook de boekhouding van Ringphone een bericht om het bedrag over te schrijven naar de agenda eigenaar.
Verwijderen, kopieren, editeren of verplaatsen van een afspraak met betaling
Indien aan de afspraak een betaling vasthangt dan zijn er volgende wijzigingen aan de flow:
De betaling werd nog niet voldaan:
Afspraak wordt verwijderd:
De betaling wordt geannulleerd en kan niet meer betaald worden via de online betalingslink.
Afspraak wordt verplaatst:
De huidige betaling blijft geldig voor de nieuw verplaatste afspraak
Afspraak wordt gewijzigd:
Indien het afspraaktype wijzigt naar een afspraak waar geen betaling nodig is, wordt een errormelding op het scherm getoond. Dit is niet mogelijk. In dit geval zal men eerst de afspraak moeten verwijderen en nadien een nieuwe aanmaken.
Wijzigt men een afspraak zonder betaling naar een afspraak met betaling, dan wordt deze betaling aangemaakt en zichtbaar gemaakt.
De betaling werd reeds voldaan:
Afspraak wordt verwijderd:
De afspraak kan niet verwijderd worden want de patient heeft betaald.
Afspraak wordt verplaatst:
De afspraak kan verplaatst worden en de betaling verplaatst gewoon mee.
Afspraak wordt gewijzigd:
De afspraak kan enkel gewijzigd worden op voorwaarde dat het te betalen bedrag binnen het afspraaktype niet wijzigt. Dus het kan ook een ander afspraaktype zijn. Zolang de betaling maar over hetzelfde bedrag gaat
Annulatie van betaling door patiënt
Wanneer de patient de betaling (bij de betalingsprovider) annuleert, gebeurt er op zich niets met de afspraak. De orginele betalingslink uit de mail blijft geldig en er wordt op het moment dat de patient opnieuw wenst te betalen een nieuwe betaling geinitialiseerd.