[FAQ] Hoe stel ik een cancelbuffer in?
Vraag
Hoe stel ik een cancelbuffer in? Indien een afspraak verwijderd of geannuleerd wordt, wil ik dat het niet opnieuw ingepland kan worden of enkel opnieuw open komt voor dringende afspraken.
Antwoord
Een cancelbuffer wordt ingesteld op basis van een agenda label. Het is dus belangrijk dat u eerst en vooral een label aanmaakt die kan gebruikt worden als cancelbuffer.
Eenmaal u een label voorzien heeft gaat u in het menu naar Configuratie > Agenda > Configuratie
Daarna kijkt u bij “cancelbuffer label” en selecteert u het label dat u wil gebruiken als cancelbuffer.
in het voorbeeld hebben we dus gekozen voor het label “Geblokkeerd slot” als cancelbuffer. Dit wil zeggen dat wanneer een afspraak in uw agenda geannulleerd of verwijderd wordt, dit automatisch zal ingenomen worden door een “geblokkeerd” slot. Aangezien die 'geblokkeerd slot' label als instelling heeft dat er geen afspraken op geboekt kunnen worden, dan zal dit slot dus niet opnieuw vrijkomen voor online boekingen. U kan dit bvb ook gebruiken om enkel “dringende afspraken“ in te boeken.
Bij de optie “cancelbuffer dagen” kan u instellingen tot welke termijn dit moet gebeuren.
vb: 5 dagen, dan zullen alle afspraken die binnen de 5 dagen vanaf heden geannuleerd worden, vervangen worden door het cancelbuffer label. Default staat hier niets, wat gelijk is aan 0 dagen. Dit betekent dat enkel de geannuleerde afspraken op de dag zelf een cancelbuffer krijgen.
Opgelet:
Een cancelbuffer zal steeds vooraf gedefinieerde tijdsloten innemen. Zijn er achterliggend geen tijdsloten (meer) gedefinieerd, dan zal het cancelbuffer NIET verschijnen. Het zal ook niet verschijnen als er achterliggend een label op dat tijdstip gedefinieerd werd dat niet kan ingeboekt worden voor afspraken.
vb: Een agenda heeft een tijdsinterval ingesteld op 5 minuten maar de tijdsloten zijn echter om het kwartier ingesteld. (10u, 10.15 en 10.30). Er werd een afspraak van 30 min om 10u ingeboekt en nadien geannuleerd. 10u en 10.15 zullen dus elk vrijkomen als cancelbuffer (maar enkel als het achterliggende tijdschema nog steeds tijdsloten heeft die boekbaar zijn). Er wordt dus rekening gehouden met vooraf ingestelde labels. Stel nu dat er om 10u10 en 10u25 ook labels achterliggend gedefinieerd werden, dan zullen deze ook elk vrijkomen als cancelbuffer slot. Stel dat u echter 10u en 10u15 onlangs gewijzigd heeft naar 'geblokkeerde' tijdsloten en een afspraak uit een ver verleden werd geannulleerd, dan zal het cancelbuffer NIET verschijnen.
Op die manier komt u niet voor onaangemane verrassingen te staan als u bvb onlangs een dag vakantie heeft ingepland maar u op die dag nog enkele eerder gemaakte afspraken staan had die u toch nog wou afwerken. Indien iemand dan online een van die afspraken annuleeert, zal het cancelbuffer niet verschijnen waardoor het niet onverwachts terug kan ingeboekt worden.