Vraag

Hoe stel ik een cancelbuffer in ? Indien een afspraak verwijderd of geannuleerd wordt, wil ik namelijk dat die niet opnieuw ingepland kan worden of enkel open komt voor dringende afspraken.

Antwoord

Een cancelbuffer wordt ingesteld op basis van een agenda label of tijdslot type. Het is dus belangrijk dat u eerst en vooral een label voorziet die kan gebruikt worden als cancelbuffer.

  • Eenmaal u een label voorzien heeft gaat u in het menu naar Configuratie > Agenda > Configuratie

  • Daarna kijkt u bij “cancelbuffer label” en selecteert u het label dat u wil gebruiken als cancelbuffer.

in het voorbeeld hebben we dus gekozen voor het label “Geblokkeerd slot” als cancelbuffer. Dit wil zeggen dat wanneer een afspraak in uw agenda geannulleerd of verwijderd wordt, dit automatisch zal ingenomen worden door een “geblokkeerd” slot.

Bij de optie “cancelbuffer dagen” kan u instellingen tot welke termijn dit moet gebeuren.
vb: 5 dagen, dan zullen alle afspraken die binnen de 5 dagen vanaf heden geannuleerd worden, vervangen worden door het cancelbuffer label.

Een cancelbuffer zal steeds vooraf gedefinieerde tijdsloten innemen.
vb: Een agenda heeft een tijdsinterval ingesteld op 5 minuten maar de tijdsloten zijn echter om het kwartier ingesteld. (10u, 10.15 en 10.30). Er wordt een afspraak van 30 min om 10u ingeboekt en nadien geannuleerd. 10u en 10.15 zullen dus elk vrijkomen als cancelbuffer. Er wordt dus rekening gehouden met vooraf ingestelde tijdsloten. Stel nu dat er om 10u10 en 10u25 ook tijdsloten achterliggend gedefinieerd werden, dan zullen deze ook elk vrijkomen als cancelbuffer tijdslot.