Vraag

Mijn collega’s van het secretariaat zouden toegang moeten krijgen tot mijn agenda. Hoe kan ik hen toevoegen als gebruiker?

Antwoord

Soorten gebruikers

U kan secretariaatsmedewerkers toevoegen op 2 manieren:

  1. Als gebruiker met beperkte rechten

  2. Als gebruiker met admin rechten

Gebruiker met beperkte rechten:

Deze kunnen enkel afspraken inboeken, dagnotities maken of extra werk (tijdsloten) beschikbaar stellen, maar ze kunnen geen wijzigingen aan de agenda of weekschema’s maken.

Gebruiker met admin rechten:

Deze gebruiker heeft dezelfde rechten als de agenda hoofgebruiker en kan weekschema’s maken/aanpassen, vakantie toevoegen, afspraaktypes, labels etc.. aanmaken.

Hoe maak ik nu zo een gebruiker aan?

Log in als hoofdgebruiker van de agenda (of als een Ringphone operator en ga naar de agenda)

Ga in de linkermenu naar “contacten”

Voeg een nieuwe gebruiker toe via het plus icon

Vul bij profiel de voornaam en achternaam in en eventueel nog andere gegevens.

Vergeet ook het email adres niet bij contactgegevens. Dit is belangrijk om later een password reset mail te kunnen versturen.

Ga nadien naar “gebruiker” , stel de rol in en vergeet geen gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken en druk op opslaan

Wachtwoord reset

Nadien kan u een wachtwoord reset initialiseren en krijgt de gebruiker een link via mail opgestuurd waar hij/zij hun wachtwoord zelf kan kiezen. Dit kan u doen door opnieuw via contacten de zopas aangemaakte gebruiker op te zoeken, te selecteren en via “gebruiker” op “Wachtwoordherstel email versturen” te drukken

Als extra beveiliging wordt ook telkens na een password reset, een SMS bevestiging gestuurd naar de gebruiker.

Toegang geven tot uw agenda

De gebruiker werd nu aangemaakt, maar heeft nog geen rechten tot uw agenda. Daarvoor dient u eerst de agenda nog vrij te geven aan deze gebruiker. Dit doet u als volgt:

Ga naar gedeelde agenda’s

Ga naar “vrijgegeven” en voeg de zopas aangemaakte gebruiker toe en druk op opslaan.

Als de gebruiker nu inlogt, zal hij uw agenda kunnen zien.

Indien u een gebruiker in een groepspraktijk aanmaakt, vergeet deze dan ook geen rechten te geven op alle andere agenda’s. Maw. alle agenda’s binnen de groepspraktijk moeten bij de instellingen van gedeelde agenda’s hun agenda vrijgeven aan deze nieuwe gebruiker. U switcht dus binnen de groepspraktijk best naar iedere agenda en voert dan opnieuw bovenstaande stappen uit om de agenda vrij te geven voor de nieuwe gebruiker.